Meetings mit Hand und Fuß

Meetings müssen nicht ärgerlich, langweilig und frustrierend sein. Dass die meisten sinnlos sind, sollte nicht von der Erkenntnis ablenken, dass Meetings – wenn sie richtig gestaltet werden – eine lebenswichtige Kommunikationsebene in einem Unternehmen darstellen. In einem Meeting werden sehr viele Informationen ausgetauscht: fachliche Fakten, organisatorische Vorgaben, teamdynamische Aspekte wie Führungsanspruch und Zusammengehörigkeit. Meetings sind wichtige soziale Ereignisse in der Gruppe, in denen die so oft beschworene Unternehmenskultur sichtbar gelebt wird. Gerade in ausgeprägten Projektorganisationen, die üblicherweise schnelllebiger sind als auf Linienmanagement basierende Organisationen, stellen Meetings eine Chance dar, unkompliziert und effizient mit dem Projektteam zu kommunizieren.

Damit ein Meeting klappt, müssen allerdings einige allgemeine Regeln etabliert werden.  Diese lassen sich in zwei Arten unterscheiden: allgemeine Rahmenbedingungen und Regeln, die sich auf konkrete Meetings beziehen.

Grundsätzliche Regeln:

1. Ressourcenschonung: Meetings dürfen nur stattfinden, wenn andere, effizientere Maßnahmen nicht zielführend erscheinen.
2. Erwartungshaltung: Meetings sind keine Workshops:
   – Workshops sind als moderierte Diskussionen zu verstehen.
   – Meetings dienen dem Informationsabgleich und der Entscheidungsfindung.
3. Entscheidungsfindung: Ergebnis eines Meetings ist eine Liste von Entscheidungen.
4. Entscheidungsinhalt: Entscheidungen enthalten immer drei Aussagen: wer was bis wann liefern wird (im Unterschied zu Beschlüssen, mit denen nur das „Was“ festgehalten wird).
5. Umsetzung: Entscheidungen werden umgesetzt und ihre Umsetzung geprüft.
6. Verbindlichkeit: Alle Meetingregeln gelten für alle (interne und externe Teilnehmer, Chef eingeschlossen).

Auf Workshops wird im Folgenden nicht weiter eingegangen.

Bei der Durchführung eines Meetings haben sich folgende Regeln als hilfreich erwiesen:

1. Vorbereitung: Meetings werden rechtzeitig im Voraus an alle Teilnehmer kommuniziert: die Uhrzeit, der Ort, die Agenda und die Liste aller eingeladenen Personen.
2. Teilnehmerkreis:  Relevante Entscheider und Meinungsmacher werden eingeladen.
3. Timing: Meetings beginnen und enden pünktlich.
4. Redestil: Jeder fasst sich möglichst kurz und überlässt schleunigst anderen das Wort.
5. Verbindliche Agenda: Sprecher bleiben beim Thema und eröffnen keine Nebenkriegsschauplätze. Komplexe Themen werden im Nachgang geklärt.
6. Ad rem: Persönliche Angriffe sind tabu.
7. Keine Hexenjagd: Schuldzuweisungen („Man hätte … sollen“) sind tabu.
8. Diversität: Abweichende Meinungen und Ideen sind willkommen.
9. Lösungsorientierung: Zu Problemen werden konkrete Lösungsvorschläge „mitgebracht“.
10. Diskretion: Interne Themen werden in Anwesenheit externer Gäste (etwa Lieferanten, Kunden) nicht besprochen.
11. Beschlussfähigkeit: Schweigen bedeutet Zustimmung.
12. Nachbereitung: Es gibt exakt zwei Meetingergebnisse: Informationen und Entscheidungen (s. Grundsätzliche Regel 3). Sie werden im Anschluss an alle Teilnehmer verteilt.

Es hat sich vielerorts bewährt, diese Liste (auch als „Meeting Ground Rules“ bekannt) im Meetingraum auszuhängen, sodass man sich im Zweifel immer auf verbindliche Rahmenbedingungen berufen kann.

Natürlich genügt es nicht, gerahmte Meeting Ground Rules auszuhängen – sie müssen auch gelebt werden. Die Regeln müssen aktiv kommuniziert und im verbindlichen Managementhandbuch formell veröffentlicht werden. Auch ist zu beachten, dass für jedes Meeting der Organisator bekannt sein sollte, damit Fragen im Vorfeld geklärt werden können.

Derartig stringente Meetingregeln mögen den Eindruck evozieren, dass Meetings nur gelingen könnten, wenn sie mit militärischer Disziplin durchgepeitscht werden. Die Praxis zeigt jedoch genau das Gegenteil: So organisierte Meetings sparen eine Menge Geld und Frust für alle Beteiligten. Schließlich arbeiten die meisten von uns am liebsten in einem professionellen Umfeld, in dem unsere stets knappe Zeit nicht sinnlos verschwendet wird. Die vielerorts grassierende Meetingitis kann so durch Meetings mit Hand und Fuß ersetzt werden, und die Meetings machen wieder Spaß – versprochen!